Top 15 Arahan AI Untuk Pekerja Pejabat & Penjawat Awam

Arahan konteks

Sebelum kita mula, ini konteks tentang saya. Guna konteks ini untuk setiap tugasan yang saya minta selepas ini, dan jangan tanya semula.

TENTANG SAYA: Jawatan: [contoh: Penolong Pegawai Tadbir / Eksekutif HR / Kerani Akaun]. Sektor: [awam / swasta / GLC]. Jabatan atau unit: [contoh: Unit Pentadbiran, tanpa nama organisasi sebenar]. Tugas utama saya: [tugas 1], [tugas 2], [tugas 3]. Orang yang saya selalu berurusan: [ketua jabatan / pelanggan / orang awam / vendor].

CARA SAYA KERJA: Bahasa utama: [BM rasmi / BM dan Inggeris]. Alat yang saya guna: [Excel / Google Sheets / Word / Google Docs / Outlook / Gmail]. Masalah terbesar saya sekarang: [contoh: emel terlalu banyak, minit lambat siap, laporan bulanan makan masa].

CARA ANDA PATUT JAWAB: Tulis dalam Bahasa Melayu standard Malaysia, bukan Bahasa Indonesia. Kalau surat rasmi, guna laras bahasa rasmi. Kalau emel biasa, nada profesional tapi mesra. Beri jawapan yang terus boleh guna, bukan teori. Kalau maklumat tak cukup, tanya saya dulu, jangan teka. Tandakan apa-apa fakta yang saya perlu semak sendiri.

Arahan 1

Saya terima emel di bawah. Tolong tulis 3 versi balasan dalam [BM / Inggeris]:
Versi 1: ringkas, maksimum 60 patah perkataan.
Versi 2: profesional dan lengkap, maksimum 150 patah perkataan.
Versi 3: tegas tapi sopan, untuk kalau saya perlu menolak atau menetapkan had.
Perkara yang saya mahu sampaikan: [contoh: saya boleh hantar laporan pada Jumaat, bukan Rabu, sebab data dari unit lain belum sampai].
Penerima ialah [ketua saya / rakan sekerja / pelanggan / orang awam].
Jangan janji apa-apa yang saya tak sebut. Akhiri dengan langkah seterusnya yang jelas.
Emel yang saya terima: [tampal emel, buang nama dan maklumat sulit]

Arahan 2

Di bawah ialah rangkaian emel yang panjang. Ringkaskan dalam format ini:
1. Isu utama (satu ayat).
2. Apa yang dah diputuskan setakat ini.
3. Apa yang masih belum selesai atau masih bercanggah pendapat.
4. Tindakan untuk saya, [peranan saya], dengan tarikh akhir kalau ada.
5. Tindakan untuk orang lain (guna peranan, bukan nama).
6. Satu soalan yang saya patut tanya untuk elak salah faham.
Kalau ada maklumat yang bercanggah antara emel, tunjukkan.
Rangkaian emel: [tampal, buang maklumat sulit]

Arahan 3

Tolong tulis emel peringatan susulan dalam [BM / Inggeris].
Konteks: Saya minta [apa yang diminta] daripada [peranan penerima] pada [tarikh]. Ini peringatan kali ke-[1/2/3]. Tarikh akhir sebenar: [tarikh]. Kesan kalau lewat: [contoh: bayaran tertangguh / laporan ke ibu pejabat lewat].
Tulis 3 tahap nada:
Tahap 1: mesra, anggap mereka terlupa.
Tahap 2: lebih jelas, sebut tarikh akhir dan kesannya.
Tahap 3: tegas dan formal, cadangkan saya salinkan (CC) kepada [ketua / pegawai berkaitan], tanpa nada menyalahkan.
Setiap satu bawah 100 patah perkataan, dengan baris subjek yang jelas.

Arahan 4

Tukar nota kasar di bawah kepada makluman rasmi untuk [semua staf / pelanggan / orang awam].
Format: tajuk, perenggan pendek tentang apa yang berlaku, butiran (tarikh, masa, tempat, siapa terlibat) dalam bentuk senarai, apa yang perlu pembaca buat, dan siapa untuk dihubungi (guna [peranan / unit], bukan nombor peribadi).
Buat 2 versi: satu untuk emel/notis rasmi, satu versi pendek untuk WhatsApp (bawah 80 patah perkataan, boleh guna 1–2 emoji).
Kalau ada maklumat penting yang tak ada dalam nota (contoh: masa tamat, lokasi), senaraikan sebagai soalan untuk saya semak dengan ketua.
Nota: [tampal nota]

Arahan 5

Saya perlu jawab aduan atau pertanyaan di bawah bagi pihak [unit / jabatan / syarikat, tanpa nama sebenar].
Peraturan: Mulakan dengan mengakui perasaan dan masalah mereka. Jangan menyalahkan pengadu. Jangan janji pampasan atau tarikh yang saya tak sebut. Terangkan langkah yang akan diambil: [langkah yang saya tahu]. Beri saluran rasmi untuk susulan: [contoh: kaunter / emel rasmi unit / portal aduan].
Tulis versi [BM / Inggeris], bawah 150 patah perkataan, nada sopan dan manusiawi, bukan robot.
Kemudian beri saya 3 perkara yang saya patut semak sebelum hantar.
Aduan: [tampal, buang nama, IC, alamat dan nombor telefon]

Arahan 6

Di bawah ialah nota kasar mesyuarat saya. Tolong susun menjadi minit mesyuarat rasmi dalam Bahasa Melayu.
Format:
- Tajuk mesyuarat, tarikh, masa, tempat: [isi]
- Kehadiran: [senarai jawatan, bukan nama, kalau perlu]
- Perkara yang dibincangkan, mengikut nombor agenda
- Untuk setiap perkara: ringkasan perbincangan (2–4 ayat), keputusan, dan tindakan
- Jadual tindakan di hujung: Bil | Perkara | Tindakan oleh | Tarikh akhir
Guna laras bahasa minit rasmi (contoh: "Mesyuarat bersetuju...", "Pengerusi memaklumkan..."). Jangan tambah keputusan yang tiada dalam nota. Kalau ada bahagian nota yang tak jelas, tandakan [PERLU SEMAK].
Nota: [tampal nota, tanpa maklumat terperingkat]

Arahan 7

Tolong rangka surat rasmi dalam Bahasa Melayu.
Jenis surat: [contoh: permohonan / makluman / jawapan kepada pertanyaan / jemputan / penangguhan].
Daripada: [jawatan dan unit]. Kepada: [jawatan penerima dan organisasi, umum].
Perkara (tajuk surat): [isi].
Isi yang perlu ada: [poin 1], [poin 2], [poin 3].
Ikut format surat rasmi Malaysia yang lazim: rujukan, tarikh, alamat penerima, salam pembuka ("Tuan/Puan,"), PERKARA dalam huruf besar dan tebal, perenggan bernombor, penutup dan ruang tandatangan. Kalau organisasi saya ada templat sendiri, saya akan tampal di bawah, jadi ikut templat itu:
[tampal templat kalau ada]
Guna bahasa yang rasmi, jelas dan ringkas. Selepas itu, senaraikan apa-apa butiran yang saya perlu isi sendiri.

Arahan 8

Saya perlu tulis laporan [bulanan / suku tahunan / aktiviti program] untuk [ketua / ibu pejabat / pengurusan].
Data dan nota saya: [tampal angka dan nota yang tidak sulit].
Susun laporan dengan format: 1. Ringkasan eksekutif (maksimum 5 ayat). 2. Pencapaian utama berbanding sasaran. 3. Isu dan cabaran. 4. Tindakan penambahbaikan. 5. Perancangan bulan depan.
Guna hanya angka yang saya beri. Jangan tambah statistik baru. Kalau ada angka yang nampak pelik atau tak konsisten, tunjukkan kepada saya.
Akhir sekali, cadangkan 2 carta yang sesuai untuk data ini dan terangkan kenapa.

Arahan 9

Bantu saya tulis kertas cadangan ringkas (maksimum 1 muka surat A4) untuk [idea, contoh: tukar borang permohonan bercetak kepada borang dalam talian].
Pembaca: [ketua jabatan / pengurusan atasan], yang sangat sibuk.
Format: Tujuan (1 ayat). Latar belakang masalah (2–3 ayat). Cadangan (3–5 poin). Kos dan sumber yang diperlukan: [isi anggaran saya, atau tulis TIDAK PASTI]. Faedah yang dijangka. Risiko dan cara mengurangkannya. Keputusan yang diminta daripada pembaca.
Nada: rasmi, yakin, tidak berlebih-lebihan. Selepas itu, beri saya 3 soalan sukar yang ketua mungkin tanya, dengan cadangan jawapan.

Arahan 10

Di bawah ialah teks [pekeliling / garis panduan / SOP / dasar] yang terbuka kepada umum (bukan dokumen terperingkat). Terangkan kepada saya:
1. Apa tujuan dokumen ini, dalam 2 ayat bahasa mudah.
2. Apa yang berubah berbanding amalan biasa (kalau dokumen ada sebut).
3. Siapa yang terlibat dan apa tanggungjawab setiap pihak.
4. Tarikh berkuat kuasa dan tarikh akhir penting.
5. Senarai semak tindakan untuk [peranan saya].
6. Bahagian yang kabur dan patut saya tanya kepada pihak berkenaan.
Petik nombor perenggan atau seksyen untuk setiap poin, supaya saya boleh semak sendiri.
Dokumen: [tampal teks]

Arahan 11

Saya guna [Excel 365 / Excel 2016 / Google Sheets]. Jadual saya ada lajur ini: [contoh: A = Tarikh, B = Nama Unit, C = Kategori, D = Jumlah (RM)]. Data bermula di baris 2 hingga baris [nombor].
Saya mahu: [contoh: jumlah RM untuk setiap unit bagi bulan Oktober sahaja, dalam jadual ringkasan di lajur G dan H].
Beri saya:
1. Formula yang tepat, sedia untuk ditampal, dan sel mana untuk letak.
2. Penerangan langkah demi langkah dalam bahasa mudah tentang cara formula ini berfungsi.
3. Satu cara alternatif (contoh: PivotTable) kalau lebih mudah.
4. Kesilapan biasa yang membuat formula ini beri ralat, dan cara betulkan.
Pastikan formula serasi dengan versi yang saya sebut.

Arahan 12

Saya ada senarai data yang tidak konsisten dalam [Excel / Google Sheets]. Contoh 10 baris pertama (dengan data peribadi ditukar kepada contoh palsu): [tampal contoh].
Masalah yang saya nampak: [contoh: nama huruf besar kecil bercampur, tarikh dalam format berbeza, ruang kosong berlebihan, rekod berulang].
Beri saya:
1. Langkah demi langkah untuk bersihkan data ini menggunakan ciri terbina (Find & Replace, TRIM, PROPER, Text to Columns, Remove Duplicates atau yang setara di Google Sheets).
2. Formula untuk lajur pembantu kalau perlu.
3. Cara menandakan rekod yang mungkin berulang tanpa memadamnya terus.
4. Satu senarai semak untuk elak data jadi kotor semula (contoh: guna senarai juntai bawah / data validation).

Arahan 13

Di bawah ialah jadual ringkasan [contoh: jumlah permohonan mengikut bulan dan kategori] untuk [tempoh]. Data ini tidak sulit.
[tampal jadual ringkasan]
Tolong:
1. Kenal pasti 3 trend paling penting, dengan angka sebenar daripada jadual.
2. Kenal pasti apa-apa yang luar biasa (lonjakan atau penurunan mendadak).
3. Cadangkan kemungkinan sebab, tetapi tandakan dengan jelas sebagai ANDAIAN yang perlu disahkan.
4. Tulis 1 perenggan ringkasan (maksimum 80 patah perkataan) untuk dimasukkan ke dalam laporan.
5. Cadangkan jenis carta terbaik dan tajuk carta yang jelas.
Jangan guna mana-mana angka yang tiada dalam jadual.

Arahan 14

Ini senarai kerja saya untuk minggu ini: [senarai tugas, dengan tarikh akhir kalau ada]. Mesyuarat tetap saya: [hari dan masa]. Waktu pejabat saya: [contoh: 8:00 pagi – 5:00 petang, rehat 1:00 – 2:00]. Saya paling fokus pada waktu [pagi / petang].
Tolong:
1. Susun tugas mengikut Matriks Eisenhower (penting/mendesak).
2. Buat jadual harian Isnin hingga Jumaat, dengan blok fokus 60–90 minit untuk kerja penting.
3. Letakkan masa khas untuk emel (contoh: 2 kali sehari), bukan sepanjang hari.
4. Cadangkan tugas yang boleh diwakilkan, digabungkan atau ditolak dengan sopan.
5. Tulis satu ayat sopan untuk menolak permintaan tambahan bila jadual saya penuh.

Arahan 15

Bantu saya tulis bahagian pencapaian untuk [borang penilaian prestasi tahunan / permohonan kenaikan pangkat / temu duga dalaman].
Jawatan saya: [jawatan]. Tempoh: [tahun].
Senarai kerja yang saya buat tahun ini (kasar): [senarai, dengan angka kalau ada, contoh: urus 40 mesyuarat, kurangkan masa proses borang dari 5 hari ke 2 hari].
Untuk setiap pencapaian, tulis semula dengan format: Tindakan + Hasil + Kesan kepada organisasi/pelanggan. Gunakan kata kerja yang kuat (merancang, menyelaras, menambah baik, memudahkan).
Guna hanya fakta dan angka yang saya beri. Jangan reka pencapaian.
Kemudian, cadangkan 3 sasaran kerja (KPI) untuk tahun depan yang spesifik dan boleh diukur, berdasarkan tugas saya.